Heb je het idee om een trouwfeest in je tuin te organiseren?
Daar komt heel wat meer organisatorisch werk bij kijken dan bij een bruiloft in een feestzaal.
Maar in ruil voor de moeite krijg je wel een romantisch en gepersonaliseerd feest waar jij en je gasten nog vaak aan zullen terugdenken.
Deze gids helpt je om ervoor te zorgen dat jouw trouwfeest in eigen tuin een succesverhaal wordt en zonder problemen verloopt.
Locatie
Je hebt waarschijnlijk al een locatie in gedachten. Zorg dat je er zeker van bent dat deze locatie ook daadwerkelijk voldoet.
Is de tuin groot genoeg om de gasten om een comfortabele manier te plaatsen? Tel ongeveer 1 m2 per persoon voor receptie en feest. Dit wordt iets meer bij een buffet of zittend diner.
Denk er ook aan dat de genodigden ergens moeten kunnen parkeren en dat er nog extra ruimte nodig is voor faciliteiten zoals vb, toiletten, bar, buffet, …..
Als je iet of wat krap zit qua ruimte. Klapstoelen kunnen na de ceremonie of receptie gemakkelijk opgeruimd worden en zo plaats vrij maken voor een dansvloer.
Als er tijdens het feest ombouwingen nodig zijn kan je best je tuin indelen in 2 gedeeltes zodat de gasten zich kunnen verplaatsen terwijl die ombouwingen plaats vinden.
Parking
Als je niet genoeg parkeergelegenheid hebt in je straat of dichtbij, kan je eventueel een bedrijf in de buurt contacteren en vragen of je de parking mag gebruiken. Wel best ook een shuttle regelen dan.
Is de parking op een weide en is er kans op regen. Zorg voor rijplanken om problemen te vermijden.
Als gasten mogelijk door de regen moeten lopen tot aan je huis of op weg terug naar hun wagen, kan het interessant zijn om wat paraplu’s te voorzien.
Bescherming tegen het weer
Zowel in geval van regen als bij stralende zon is het aangewezen om een overdekt gedeelte te voorzien. Zo kunnen de gasten eventueel schuilen of wat schaduw opzoeken.
Een partytent vind je tegenwoordige in alle maten en stijlen. Een tent kan ook meer intimiteit en sfeer brengen in geval van een grote en open tuin.
Een tent met afneembare wanden is ideaal om nog last minute in te spelen op de weersomstandigheden.
Opbouw en afbouw
Tent, meubilair, installaties, catering, enzovoorts…. Check met de leveranciers of ze ook instaan voor de opbouw en afbouw. Zo kom je niet voor verassingen te staan of kan je de nodige hulp op voorhand vragen.
Niet alle leveranciers kunnen op hetzelfde moment komen. Begin daarom tijdig aan het opbouwen en denk goed na over de volgorde. Een eventplanner kan hierbij van pas komen.
Regel ook volk om de dag nadien alles helpen af te bouwen en op te ruimen.
Meubilair en servies
Dit is bij een feestzaal vaak inbegrepen maar zal je in dit geval dus ook zelf moeten regelen. Houten lange tafels kunnen zeer sfeervol zijn in een tuin. Ronde tafels zijn dan weer gezellig voor het gesprek.
Verharde vloer
In de avond zullen je gasten samen troepen en liefst ook willen dansen.
Bij goed weer ligt het gras in je tuin misschien goed maar toch is gras niet erg handig voor damesschoenen. Ook in het geval van dauw zal het gras toch wat vochtig worden.
Met een verharde vloer voorkom dat de gasten je tuin vertrappen of dat er een modderpartij ontstaat. En de dames op hakken zullen je dankbaar zijn.
Houten pallets leggen is een goede optie maar niet de ideale. Een casettevloer is de perfecte oplossing en is ook een stabiele ondergrond voor andere apparatuur, decoratie of meubilair.
Eten & Drinken
Een bruiloft in je tuin brengt wat extra zorg mee in verband met het eten maar het biedt ook net mogelijkheden die anders misschien minder interessant zijn.
Catering
Als je met een catering in zee gaat, zorg dan dat er rekening zal worden gehouden met de temperatuur. Als het bijvoorbeeld heel warm is, zullen bepaalde voedingswaren sneller bederven. Bij koud weer is het dan weer belangrijk dat het eten niet te snel afkoelt.
Als er ter plekke eten bereidt wordt moet je de nodige ruimte en faciliteiten zoals stroom en water voorzien.
In het geval van een buffet kan je insecten weren met een afdekking.
Barbecue
Wat er is er meer toepasselijk voor een tuinfeest dan een goeie barbecue. Voor een trouwfeest mag het natuurlijk net wat chiquer. Ga langs bij je favoriete slager en bespreek en speciaal gamma van vlees. Ook voor groenten en pasta’s zijn er heel wat opties om het net wat specialer als een gewone barbecue te maken.
Food Trucks
Niet alleen trendy en hip, maar ook functioneel in het geval van een trouwfeest in een grote tuin. Geef je gasten een uitgebreide keuze via food trucks verdeeld over de tuin met verschillende thema’s. Bv. Italiaans, Chinees, Japans, Hotdog, Frietbus, …
Decoratie & Verlichting
Trouwen in eigen tuin is al persoonlijk, maar je kunt het feest nog meer jouw eigen insteek geven met de inrichting en verlichting.
Decoratief
In een tuin met veel bomen, struiken en bloemen is misschien niet heel veel nodig. Zet de mooie gedeeltes bijvoorbeeld in de verf door er lichtjes in te hangen.
Wil je vintage gaan, plaats dan wat oud meubilair of andere eyecatchers in de tuin.
Houten wegwijzers voor de gasten zijn zowel sfeervol als functioneel.
Papieren lampionnen zijn ook populair om sfeer te brengen in tuintrouwfeest.
Een grote vuurschaal kan zowel een eyecatcher als een bron van gezelligheid en warmte zijn.
Initialen of volledige namen in grote letters (eventueel verlicht) geven weer een extra persoonlijke tint.
Functioneel
Los van de sfeer en gezelligheid is ook functionele verlichting nodig. Zorg ervoor dat je gasten zien waar ze lopen op weg van en naar de tuin of op de weg naar de toiletten.
Weerbestendig
Is er risico op wind of regen. Plaats dan decoratie en verlichting die daartegen bestand is. En anders eventueel dat ze snel verplaatst of afgedekt kunnen worden.
Sanitair
Om te vermijden dat gasten allemaal in je huis naar het toilet moeten kan je kiezen voor een mobiele toiletwagen. Voor de mannen kan je eventueel ook een urinoir plaatsen.
Zet deze zaken op afstand van het feest zelf zodat er geen geurhinder ontstaat. Zorg wel voor een veilig en verlicht pad om valpartijen te voorkomen.
Hulp, bediening en begeleiding
Een feest in eigen tuin geeft het gevoel dat je allerlei zaken zelf kan doen en dan ook minder hulp nodig zult hebben… maar laat je niet verleiden om te weinig mensen in te schakelen om het goede verloop van het feest te verzorgen.
Vraag hulp bij de voorbereidingen en de opbouw van je feest. Zodat je in alle rust naar het feest toe kunt leven.
Vlak voor en tijdens het feest wil je ook niet in de weer zijn met de organisatie of lastig gevallen worden met telkens dezelfde vragen. Laat je bijstaan.
Organiseer uw feest met een eventplanner, zodat je zelf kunt genieten van het begin tot het einde. Dat is het motto van Joméko Events.
Als je zelf de organisatie verzorgt kan Joméko werk uit u handen nemen als ceremoniemeester voor de avond of door te zorgen voor professionele bediening.
Muziek & Geluid
Zal de ceremonie ook in de tuin plaats vinden? Zorg dan dat alle gasten het goed kunnen volgen. Gebruik hiervoor een micro en een goede geluidsinstallatie.
Uiteraard komt er een dj of een band voor het feest. Maak goede afspraken voor de nodige installaties en stroomvoorzieningen.
Niet vergeten!
Informeer je buren dat er een feest is en dat ze wat lawaai kunnen verwachten. Beter nog, nodig hen ook uit voor het feest. Goodwill verzekert.
Vergunningen.
Afhankelijk van de omvang en locatie van je feest is het misschien nodig dat je een vergunning nodig hebt. Ga eens langs op de gemeente. Informeer hen over je feest en vraag na wat je eventueel nodig hebt of in orde moet maken.
Fotohoekje
Om de herinneringen aan het feest en de gasten vast te leggen kan je in de tuin en originele fotolocatie inrichten. Eventueel aangesterkt met wat attributen zoals snorren, hoedjes, enzvoorts om de foto’s wat ludieker te maken.
Ook kinderen aanwezig?
Als je weet dat er ook kinderen op het feest aanwezig zullen zijn is het interessant om voor hen wat vermaak of entertainment te voorzien.
Springkasteel, (outdoor) spelletjes, clown, goochelaar, …. en iemand die zich engageert om de kinderen in de gaten te houden.
De ouders zullen dit zeker weten te appreciëren.
Aangepaste styling
Om een hele dag buiten te vertoeven is aangepaste styling nodig. Zowel voor de trouwers zelf als voor de gasten.
Informeer de gasten op voorhand dat het feest buiten zal plaats vinden. Zo kunnen ze aangepaste kledij voorzien.
Om ervoor te zorgen dat de bruid en bruidegom er de hele dag even stralend en fabuleus uitzien moeten er goede afspraken met de stylisten gemaakt worden.
Spreek af dat kapsels bestendig zijn tegen een hele dag in de buitenlucht en dat schmink niet gaat uitlopen.
Ook bij het kiezen van de trouwkledij kan je hier al rekening mee houden. Eventueel een extra laagje mee uitkiezen voor later op de avond.
Anticipeer op muggen
Licht en warmte in de avond trekt muggen aan. Om die vervelende beestjes zoveel mogelijk te vermijden kan je een aantal zaken doen.
Stilstaande poeltjes water in de omgeving zoveel mogelijk verwijderen. Geurkaarsen aansteken in de avond zelf. En eventueel zelfs muggenmelk voorzien.
Sluit je huis
Geef op de avond van het feest dieven of ongewenste gasten geen kans om tijdens de afleiding van het feest in je huis te komen.
Als gasten binnen naar het toilet moeten kan je eventueel binnendeuren sluiten om te verhinderen dat gasten door je huis gaan lopen.
Hulp nodig?
Zoals je ziet zijn er heel wat mogelijkheden om een uniek en onvergetelijk trouwfeest te organiseren in je tuin.
Laat het wel niet mislopen.
Met deze uitgebreide gids zou je al aardig op weg moeten zijn.
Maar…
Vraag op tijd hulp of advies als dat nodig is.
Zorg dat je zelf van je feest kunt genieten van begin tot einde en niet hoeft te stressen
Joméko kan helpen met:
– de organisatie van het feest
– het in goede banen leiden van opbouw
– coördinatie van leveranciers en catering
– in goede banen leiden van het feest zelf
– professionele bediening
– algemeen advies
Aarzel dus niet. Neem contact op.